Pull Planning | #01

Každý z nás pravdepodobne pozná metódu kritickej cesty (MKC) na plánovanie stavebných projektov. Je to jedna z najbežnejších techník plánovania, avšak nie vždy najvhodnejšia. Je to hlavne kvôli tomu, že sa spolieha iba na jednu osobu, ktorá rozhoduje o postupe celého tímu a projektu.

Alternatívou k MKC je metóda "plánovania ťahom" (alebo plánovanie odzadu), ktorá prináša lepšie výsledky pre mnohé projekty.

Tri hlavné dôvody úspechu tejto metódy plánovania sú:

1. Vyžadujú sa vstupy od celého tímu - každý člen počas plánovania zvyšuje kolektívnu inteligenciu tímu svojimi skúsenosťami. Členovia poskytujú odborné znalosti o tom, čo je potrebné a ako dlho bude každý krok trvať. To pomáha získať angažovanosť každého člena už na začiatku projektu.

2. Ideme od zákazníka (interného/externého) a uisťujeme sa čo vlastne naozaj zákazník chce. Alebo inými slovami, neplytváme časom robením vecí, ktoré zákazník nechce/nepotrebuje v danom čase. Týmto spôsobom sa vyhýbame 8 základným plytvaniam (presuny, zásoby, pohyby, čakanie, nadmerné spracovanie, nadprodukciu, vady, nevyužitý potenciál pracovníkov) viac o plytvaniach sa dozviete v článku 8. plytvaní

3. Tým, že otočíme logiku (plánujeme od konca po začiatok), ľudia sa vymania z pracovnej slepoty (stereotypu). Viac premýšľajú o aktivitách, nad ktorými by sa pri tradičnom plánovaní nezamýšľali a nezisťovali či sú vôbec potrebné, a vložili by ich do plánu iba zo zvyku.

   
   

Pre lepšiu predstavu je dobre spomenúť, že plánovanie ťahom (Pull Planning) v prvej fáze nie je ani tak časové plánovanie ako skôr plánovanie krokov. Ich časovú náročnosť odhadujeme až neskôr.

Začíname teda nalepením posledného známeho (zmluvného) míľnika a postupne sériou zisťovacích otázok pridávame míľniky, ktoré mu predchádzajú.

Príklady otázok: aké rozhodnutia, vstupné informácie, obstarávania, alebo kroky sú potrebné na dosiahnutie tohto míľnika?

Príklady kľúčových míľnikov: kolaudácia hlavného objektu, kolaudácia spevnených plôch, kolaudácia vodných stavieb, dokončenie fasády, dokončenie striech, začatie skeletu, dokončenie skeletu, dokončenie výkopov,

Až sú míľniky rozmiestnené v správnom poradí, púšťame sa do plánovania fázy medzi nimi a definujeme kroky (úlohy/procesy) a dĺžku ich trvania, ktorými dospejeme k ich dosiahnutiu. Pri plánovaní týchto dielčích úloh postupujeme taktiež odzadu.

Ak trvanie medzi dvomi míľnikmi presahuje 12-16 týždňov, je vhodné definovať "mini-míľnik" medzi nimi a plánovať tieto fázy jednotlivo.

Čo v prípade, ak sme v úplne počiatočnom štádiu projektu?

Ako môžem odhadnúť trvanie výstavby, keď ešte nemám celý projekt?

Odpoveď: čiastkové - fázové plánovanie ťahom - plánujeme fázy medzi dvomi míľnikmi o ktorých máme už dostatok informácií a ďalšie fázy spresňujeme v čase, keď získame viac info. Naplánované fázy potom "zlepíme" dohromady v nadväznostiach.

V príklade nižšie máme dnes možno dostatok informácií iba pre naplánovanie prvej fázy (po míľnik 1). No v kalendárnom týždni 16 už možno budeme mať dosť info aj pre naplánovanie fázy 2 a 3. Po ich naplánovaní skrátka odstránime medzery medzi nimi a tým presunieme míľniky bližšie k súčasnosti (vľavo). 

Ak by sekvencia úloh pre fázu 2 zasahovala pred míľnik č.1 bez možnosti začať na nich pracovať pred uplynutím tohto míľnika, vytvoríme riešiteľský "krízový" tím, ktorého úlohou bude vymyslieť plán, ako danú fázu zvládnuť bez nutnosti posúvať akýkoľvek míľnik vpravo.

Neustále zlepšovanie

Každý ďalší projekt by sme mali začínať plánovať znovu v tejto logike odzadu. Nespoliehajme sa na to, že jeden "vzorový" projekt sme si už pull planningom "odladili" a že pri ďalšom len posunieme časovú os nad úlohami. Prečo? Lebo svet sa neustále mení. Ľudia sa menia, legislatíva a prostredie tiež. Je nutné neustále podrobovať naše plány otázke: čo môžeme spraviť pre to, aby sme túto úlohu dokončili o týždeň alebo čo i len o jeden deň skôr?

Ako plánovanie ťahom odstraňuje plytvania?

• 1.Presuny - tým, že dodávame naše práce v čase kedy ich náš nasledovník potrebuje a nie skôr, a na miesto (cloud úložisko) ktoré nasledovník definoval v pláne, hotové aj rozpracované výrobky (výkresy, dokumenty, stav. materiály) neprekladáme z miesta na miesto.

• 2.Zásoby - každý v procese presne zadefinoval, kedy a v akom množstve bude potrebovať materiály, dáta, informácie a preto nie je potrebné zahltiť svoje okolie nadmernými zásobami, alebo kolekciou dát, ktoré "niekedy" "niekto" bude "možno" potrebovať.

• 3.Pohyby - vďaka ťahovému plánu sa minimalizujú situácie, kedy ľudia prerušujú práce na jednej činnosti/procese a neskôr sa k nej vracajú pričom musia na jej dokončenie znovu prispôsobiť svoje pracovisko - vybaliť náradie, či hľadať rozpracované súbory v adresároch alebo cloudových úložiskách a čakať znovu na ich načítanie.

• 4.Čakanie - keďže ťahový plán sme tvorili všetci spolu, presne vieme čo a kedy naši kolegovia od nás očakávajú a teda my nečakáme na emailové na došpecifikovanie požiadavky a rovnako tak nečakáme na neskoré dodanie podkladov pre nás, nakoľko náš predchodca sám posúdil svoje časové možnosti a zaviazal sa, že podklad nám dodá v požadovanom čase.

• 5.Nadmerné spracovanie - počas plánovacieho stretnutia nasledovník zadefinuje rozsah podkladov, ktorý potrebuje na splnenie svojej najbližšej úlohy (nie na splnenie všetkých úloh až do konca projektu) - vďaka tomu nemíňame našu energiu a čas na spracovávanie a získavanie informácií, ktoré v čase nie sú nevyhnutné a môžeme ich venovať činnostiam, ktoré pomáhajú napredovaniu projektu teraz. (Napr. inžiniering zadefinuje kolaudačné minimum stavby a kolegovia zo stavby teda nemusia porušovať technologické predpisy a plytvať finančnými ale aj energetickými zdrojmi na sušenie priestorov, ktoré nemusia byť v čase kolaudácie pokryté drevenou podlahou)

• 6.Nadprodukcia -  vďaka ťahovému plánu máme presnú informáciu o prioritách projektu v čase - t.j. kto potrebuje aký podklad a kedy. Vďaka tomu neprodukujeme informácie/konštrukcie/dopyty, ktoré budú užitočné oveľa neskôr. Zadefinovaním našich požiadaviek nenechávame kolegov zahltiť nás podkladmi a e-mailmi, ktoré ešte nepotrebujeme.

• 7.Vady - nasledovník zadefinoval finálny stav podkladov/konštrukcií potrebný na to, aby mohol vykonávať svoje práce v procese. Tým minimalizujeme nutnosť prerábať nesprávne zhotovené práce. Taktiež v súvislosti s prvým a druhým plytvaním, minimalizovaním presunov a nadmerných zásob znižujeme riziko poškodenia materiálov, alebo straty súborov.

• 8a.Nevyužitý potenciál pracovníkov(+) - odstránením vyššie uvedených plytvaní, kolegovia neplytvajú svojim potenciálom na zbytočné presuny, pohyby, hľadanie, opravy chýb, tvorbu nepotrebných podkladov, atd. Namiesto toho sa môžu viac venovať činnostiam na ktoré sú kvalifikovaní a kvôli ktorým študovali. Verím, že to prispeje k celkovej spokojnosti so svojou prácou a pocitu zmysluplnosti činností, ktoré vykonávame.

• 8b.Nevyužitý potenciál pracovníkov(-) - pri plánovaní ťahom si vyžiadávame podklady vždy od kompetentných k ich dodaniu a oslovený "dodávateľ" potvrdzuje svoju schopnosť/odbornosť požadovaný podklad poskytnúť

Definície a príklady týchto plýtvaní si pozrite v tomto článku.