Value Stream Mapping | VSM

Väčšina z nás využíva ako svoj dominantný zmysel zrak. Vraj preto ľahšie reagujeme na obrázky, alebo graficky zobrazené informácie. Tak ako na prekážku nepíšeme nápis "Pozor, prekážka!", ale zvýrazníme ju farebným označením, tak aj pri zlepšovaní procesov využívame ich zakreslenie do jednoduchej mapy. 

Metóda, ktorá sa na to používa je známa pod skratkou VSM – Value Stream Management, alebo riadenie hodnotových tokov. Jej základnou úlohou je zobraziť jednotlivé kroky procesu, informačné toky a prekážky, ktoré nám bránia v efektívnom fungovaní.

VSM sa skladá z troch základných krokov:

1. mapovania aktuálneho procesu,

2. návrhu budúceho zlepšeného stavu,

3. plánovania realizácie.

Na začiatku si vyberieme proces, v ktorom sa stretávame s problémami, prípadne v ňom vidíme príležitosť na zlepšenie. Pozeráme sa na neho ako na celok, tzv. End-to-end, od dodávateľa po zákazníka. Podľa toho vytvárame aj zlepšovací tím, aby sme zabezpečili zástupcov z každého kroku procesu.

Nasleduje samotné mapovanie krokov procesu, ktoré začína posledným krokom a postupujeme na začiatok. Dôvodom postupu od konca je zameranie sa na zákazníka – sledujeme čo musíme spraviť, aby sme splnili čo sa od nás požaduje. Zároveň nás to núti zamyslieť sa nad vybraným procesom z iného uhla pohľadu.

Keď máme kroky procesu zadefinované, doplníme o nich základné informácie (ako dlho proces trvá, koľko ľudí na tom pracuje, aká je chybovosť, s akými bariérami sa tam stretávame), ktoré nám umožnia identifikovať problémové miesta.

Doplníme tok informácií – cez aké nástroje a akým spôsobom v procese prebieha výmena informácií. Spočítame dáta za celý proces a ukončíme prvý krok VSM. Výsledkom je zmapovaný aktuálny stav procesu.

Cieľom návrhu budúceho stavu je pozrieť sa na každý procesný krok, prejsť si v ňom bariéry a zamyslieť sa nad tým ako by sme to vedeli urobiť lepšie. Kľudne sa môže stať, že niektoré kroky procesu môžeme odstrániť úplne. Vo fáze hľadania zlepšení sa fantázii nekladú žiadne hranice. Niekedy aj bláznivý nápad môže viesť k dobrému riešeniu. 

Po spísaní nápadov na riešenia nasleduje ich zhodnotenie. Prejdeme si znovu nápady, pozrieme sa na to, ktoré z nich vieme realizovať a urobíme prioritizáciu – ktoré nápady nám môžu najviac a čo najskôr pomôcť. Z tejto prioritizácie následne vzniká plán realizácie zlepšovacích návrhov a dostávame sa do posledného kroku VSMka – vytvárania a sledovania akčného plánu realizácie budúceho stavu procesu.

Posledný krok trvá najdlhšie – vyžaduje vykonanie zmien v procese a po určitom čase aj odmeranie nového stavu a overenie, či sa ho podarilo naozaj zlepšiť. Ak by sa to náhodou nepodarilo, vraciame sa k zoznamu zlepšení a znovu hľadáme, ktoré z nich nám môžu pomôcť.

Ak zlepšenie nastane, nasleduje poďakovanie všetkým zúčastneným a presúvame sa na ďalšie procesy. Samozrejme platí, že aj naďalej rozmýšľame nad tým ako tento proces ďalej zlepšiť a uľahčiť si tak svoj pracovný život.  

Autor článku: Martin Krnáč