Kolaboratívne plánovanie stavby | zjednodušená verzia

pre dodávateľov - výber najdôležitejších informácií (skrátená teória)

Kolaboratívne plánovanie

ako ho použiť a ako môže pomôcť dodávateľom aj stavbyvedúcim

Nájdete sa v tomto príbehu?

Predstavme si typické ráno na stavbe. Ku stavbyvedúcemu prichádzajú dodávatelia, jeden po druhom. Stavbyvedúci im dáva pokyn, čo treba primárne v daný deň dokončiť, a dodávatelia mu prípadne hlásia situácie, ktoré potrebujú s jeho pomocou vyriešiť. Každý strávi v kancelárii stavbyvedúceho 5 až 7 minút a potom ide na stavenisko. Tí, ktorí sú na rade neskôr čakajú vonku. Niektorí sa nezastavia osobe, ale stavbyvedúci im zavolá, alebo ide za nimi osobne. Hlavne ak sú v mieste bez mobilného signálu.

Z pohľadu dodávateľa to môže byť zdanlivo výhodné. Celú tú agendu a zisťovanie informácií a súvislostí si “odskáče” stavbyvedúci. Ale ono to nie je výhodné ani pre stavbyvedúceho ani pre dodávateľa.

Predstavte si, že stavbyvedúci už má v kancelárii piateho dodávateľa, ktorý mu oznámi, že v garáži nemôže pokračovať, lebo dodávateľ, ktorý bol ráno u stavbyvedúceho ako prvý tam má zložený materiál. Tomuto piatemu dodávateľovi by pomohla informácia kedy bude priestor vyprataný, aby vedel, či sa mu oplatí rozkladať na mieste stroje, alebo či prenos materiálu prebehne až poobede. Keďže každý dodvateľ je platený za výkon, každá minúta, kedy nemôže pracovať predstavuje stratu.

Problém je, že stavbyvedúci nemôže prvému dodávateľovi zavolať, pretože ten je už na pracovisku v garáži, kde nie je signál. Piaty dodávateľ teda musí počkať, kým stavbyvedúci nevybaví aj šiesteho, siedmeho a ôsmeho, potom vybaví 4 zmeškané hovory a až potom ide osobne do garáže zistiť situáciu. Tam zistí, že materiál sa už prenáša a do 10 minút bude priestor čistý. Keďže je v garáži bez signálu, nemôže piatemu dodávateľovi zavolať. Ide teda von, ale po ceste ho zastaví ďalší dodávateľ (ktorý ráno nebol v kancelárii) s výkresom v ruke a nejakým problémom. Ten spolu vyriešia a keď vyjde z garáže, konečne môže (ak medzičasom nezabudol) zavolať a informovať piateho dodávateľa, že na mieste bude predsa len môcť začať pracovať. Odhliadnúc od toho, že stavbyvedúci stratil čas, ktorý mohol stráviť plánovaním stavby, alebo kontrolou a odsúhlasovaním faktúr dodávateľom, štyria pracovníci dodávateľa číslo 5 stratili hodinu čakaním na informáciu, ktorú mohli mať za 5 sekúnd.

Kolaboratívne plánovanie na stavbe NUPPU v spoločnosti YIT Slovakia

Prvým a hlavným benefitom ranných stretnutí Kolaboratívneho plánovania je to, že prebiehajú za účasti všetkých dodávateľov spoločne. Prvý a piaty dodávateľ sa tak stretnú v rovnaký čas v tej istej miestnosti, vymenia si telefónne čísla, poznajú sa po mene a okamžite si otázku presunu materiálu vydiskutujú bez toho, aby ich k tomu musel vyzývať stavbyvedúci. Je to win-win situácia. Dodávateľ má svoju informáciu ihneď, nečaká hodinu, aby mohol začať rozkladať stroje a rozkresľovať závesy na steny a stavbyvedúci má viac času na inú agendu.  

Ďalším benefitom väčšej skupiny je tzv. kolektívna inteligencia. Ak sa na stavbe vyskytne problém, v miestnosti máme profesionálov s mnohoročnými skúsenosťami a dokážeme naňho nájsť oveľa rýchlejšie a lepšie riešenie. A z toho opäť ťaží každý dodávateľ, pretože každé zdržanie stavby v konečnom dôsledku spôsobuje nezaplatené hodiny prestojov dodávateľom. A povedzme si úprimne, každý dodávateľ môže z času na čas byť príčinou prestoja iného dodávateľa a nikomu by sa nepáčilo ak by mu tieto prestoje boli preúčtované. Toto vzájomné pochopenie by nás malo sprevádzať pri stretnutiach Kolaboratívneho plánovania.

Na stretnutiach plánujeme na plánovacej tabuli. Či už fyzickej s papierovými alebo magnetickými štítkami, alebo digitálnej na dotykovej obrazovke. Tabuľa je rozdelená na stĺpce a riadky. Stĺpce predstavujú dni, riadky predstavujú poschodia alebo časti poschodí. Každý dodávateľ má štítky vlastnej farby, vďaka čomu sa vie ihneď zorientovať kedy, kde a čo má na stavbe vykonávať. Tiež to pomáha ostatným plánovať svoje práce tak, aby sa neocitli traja na jednom malom úseku stavby v jeden deň. 

Na štítky sa zapisuje to, čo je dodávateľ schopný v daný deň na danom poschodí vykonať a koľko ľudí na tom bude pracovať. Úloha musí byť merateľná. To znamená zapísaná takými slovami, aby sa dalo v ďalší deň s istotou povedať či práca predošlého dňa bola dokončená alebo nie.    Každý dodávateľ si svoje štítky vypisuje sám. Šetrí tým čas sebe aj všetkým ostatným.Predstavte si ranné rozdelenie s desiatimi dodávateľmi. Na rade je prvý dodávateľ. Stručne zhrnie čo sa podarilo včera a stavbyvedúci si s ním potvrdí čo je potrebné urobiť v najbližších piatich dňoch na dvoch poschodiach. Aby mali všetci zúčastnení prehľad čo sa bude vykonávať a kde, je potrebné túto dohodu zaznačiť vo farbe dodávateľa na tabuľu. Ak by týchto 10 štítkov vypisoval stavbyvedúci, všetci ostatní by neaktívne čakali 2 minúty kým tak urobí a až potom by začali riešiť úlohy druhého dodávateľa. Vynásobme to desiatimi dodávateľmi a rázom všetci prišli o 20 minút svojho času čakaním. Ak si ale po odsúhlasení bude tieto štítky dodávateľ 1 vypisovať sám, stavbyvedúci sa v tom istom čase už môže venovať dodávateľovi 2, ktorý si tiež svoje úlohy na tabuľu bude písať sám zatiaľ čo stavbyvedúci bude riešiť problémy dodávateľa číslo 3. Na tabuli je aj samostatný riadok pre úlohy stavbyvedúceho. Iba úlohy v tomto riadku si vypisuje stavbyvedúci sám. Značí sa tam čo a kedy má stavbyvedúci zabezpečiť pre plynulý chod prác v prípade ak sa vyskytli nejaké problémy.

Prečo je dobré vyhodnocovať denne?

  Robiť chyby je ľudské. Ako v živote, tak aj na stavbe. A zabúdať tiež. Každý človek sa chce zlepšovať. Ale kde začať? Najlepšie tam, kde vieme, že máme rezervy. Nepodarilo sa dokončiť úlohu načas? Zapíšme si dôvod. Možno sa Vám pokazil stroj, alebo výkres bol nakreslený nesprávne, alebo ste skrátka neodhadli náročnosť a zle naplánovali trvanie. Ak budeme tieto dôvody zapisovať a spočítavať, potom sa môžeme zamerať na tie, ktoré nás brzdia najviac a nestrácať čas hľadaním riešení na nepodstatné problémy. Po pár týždňoch by nám malo byť jasné s čím máme najväčšie ťažkosti a môžme spoločne hľadať spôsob ako odstrániť príčinu opakujúceho sa problému a nie len opakovane odstraňovať následky tohto problému. Vyhodnocovanie sa netýka len úloh dodávateľov, ale aj úloh stavbyvedúceho. 

A preto je potrebné, aby úlohy na štítkoch boli vždy špecifické a merateľné po dňoch. Či už definujeme počet kusov alebo metrov, koľko v daný deň chceme stihnúť zrealizovať, alebo percentuálnu dokončenosť konštrukcií, ktoré je ťažké vyjadriť počtom. Nikdy by ale nemali nasledovať dva úplne identické štítky s úlohou po sebe. Ak napríklad bude prebiehať murovanie na poschodí po dobu 10 dní. Každý deň by malo byť jasné, koľko prác plánujeme dokončených v daný deň. (deň 1 - 1/2 bytu, deň 2 - 1 celý byt dokončený, deň 3 - 1,5 bytu, deň 4 - 2 byty dokončené, …) Príklad 2: v prípade vystužovania stropnej dosky by bolo náročné počítať kilogramy alebo kusy výstuže uloženej denne. Dodávateľ vie, že dosku vystuží za 5 dní. Potom na štítkoch bude uvádzať v jednotlivých dňoch nárast dokončenia o 20% každý deň (deň 1 - výstuž dosky 20%, deň 2 - výtuž dosky 40%, deň 3 - výstuž dosky 60%, …)  

A to je všetko. Pomáhame, učíme a zlepšujeme sa navzájom.